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一分钟,让你秒懂项目管理

浏览次数: 2
发表日期: 2019-07-09

最近参加兼职培训师培训,课堂有一个练习:在3分钟内,用最精炼的语言给大家分享一个知识点。作为从事多年项目管理工作的业内人士,我想会有很多人被家人朋友问过,做什么工作的啊,答:项目管理。项目管理是做什么的啊?

今天我的这篇文章就是基于课堂发言进行了完善,期望能用最简明扼要、通俗易懂的语言,让非项目管理专业的亲朋好友们一分钟内秒懂项目管理。

大家好!

我想请问大家一个问题,大家喜欢旅行吗?旅行的时候是喜欢定好计划再出发,还是喜欢不定计划、走到哪是哪,赶在哪住哪?我想现实中这两类人都是存在的,这两类想法各有利弊,各有乐趣。然而,如果单纯从稳妥踏实角度来看,肯定是做好计划再出发更从容些,尤其是带着老人孩子的时候。

再问大家一个问题,两个技术难度相当、涉及人员多、任务复杂的新产品开发任务,分别由两个技术水平相当的人负责牵头组织开发,为何完成效果可能会有很大差别,一个提前完成、质量优秀,另一个延期完成、质量还很差。是的,技术水平相当,那就是其他方面的差异造成的差距了。那可能是那些差异呢?对,没错,就是管理意识,确切的说是项目管理意识。

那我今天给大家分享的知识点就是,什么是项目和项目管理,为什么要进行项目管理,以及如何用最简单的步骤进行项目管理。简言之3W1H。


一分钟,让你秒懂项目管理


* 第一个问题,大家认为什么是项目?*

国际项目管理协会PMI给出的定义,项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。简言之就是有明确目标,有明确的起点和终点。满足这两点的事,都可以称之为项目。那么接下来,我们就来判断一下如下这些活动,哪些可以称之为项目呢。

1、开发一种新产品;

2、构建一个新的业务流程;

3、编写一份战略规划方案;

4、策划一次旅行;

5、装修一套房子;

6、组织一次同学聚会。

是的,以上这些活动,都可以称之为项目,因为都满足项目双元素,即明确目标和明确起点终点。那除了项目以外,组织中还有没有其中活动呢?答案是肯定的,那就是运营。运营是通过开展持续的活动来生产同样的产品或提供重复的服务,其特点是重复性和持续性。这与项目的独特性和临时性形成鲜明对比。举个例子,工作中生产车间24小时不间断生产产品,生活中每周末打扫卫生,这些就属于运营活动。而每周一次的打扫卫生,就是一个项目。

以上就是关于项目的定义以及案例。那什么是项目管理呢?PMI给出的定义,项目管理就是将知识、技能、工具与技术应用于项目活动,以满足项目的要求。通俗点说,就是利用各种方法,确保项目目标在一系列约束条件下达成,这些约束条件可能是时间要求、费用要求、质量要求等等。


一分钟,让你秒懂项目管理


项目管理是不是某类项目特有的?肯定不是。各种类型的活动,只要是项目都可以。项目管理其实是为大家提供了一种解决问题的思维模式,大到建造一栋摩天大楼,小到组织一次旅行,都可以。重要的是将项目管理理念与项目业务融为一体,形成适合这类业务的精细化流程和表单,就可以发挥项目管理的强大作用,助力项目成功。

* 第二个问题,为什么要进行项目管理呢?必要性是什么呢?*

开篇的两个案例 已经很明显了,简言之就是为了在有限时间成本下,更快更好更省(钱)地达成项目目标。

概括几点如下:

1、利益最大化。

通过科学化管理,正确规范地做事 ,使得项目投入产出最大化。

2、加强团队协作。

通过组成项目组的形式,将一伙人有机结合到一起,让大家群策群力为了一个目标奋斗。原本散落在各部门的项目成员,通过项目组绑定在一起,互相协作由原来的帮忙变成了项目任务,变成了应该做的事情,进而加强了团队协助 。

3、 加强计划性。

提前做计划是项目管理的核心,通过做计划,可以有效提高统筹策划能力,提高预测预判能力,从而化被动为主动,进一步提高预防风险的能力。

4、加强文档化。

项目文档化绝不仅仅是为了归档而归档。为什么呢? 人的记忆力是有限的,通过文档化可以弥补这个缺陷,减少脑力负担;同时文档化的过程也是整理思路的过程,可以使思路更加清晰化、逻辑化、一致化、可视化和系统化。

文档其实是提供了一个相互交流的载体,可以有效提高逻辑思维能力和沟通表达能力;再者还可使项目组之间沟通有据可依,为下一工序使用上一工序的成果提供可视化参考,同时也可为将来类似项目提供可视化参考。


一分钟,让你秒懂项目管理


* 第三个问题,项目管理既然这么重要,那么如何用最简单的步骤进行项目管理?*

时间关系,只挑选最重要的步骤进行分享,回到我们的开篇案例,通常大家是如何策划一次旅行的。

首先明确项目目标是什么:对,家庭休闲之旅,让大家轻松愉快地度过一个假期。

约束条件有哪些呢:时间周期,从几号到几号。预算多少,就是计划花多少钱。还可能有其他约束条件,例如:有老人和孩子,所以不能安排强度太大的爬山活动。好了,知道这些信息之后,就可以制定一个简单的项目计划了。

基于该项目的大小,只做3个子项目计划就可以了,那就是进度计划、成本计划和风险计划。进度计划,需要把项目活动罗列出来,识别依赖关系、先后顺序,对应到旅行中,就是期望游览的目的地、每个目的地时间安排、活动安排、先后顺序等,其实行程安排就是一个进度计划的雏型。

成本计划,对应到旅行中,就是交通、住宿、门票、用餐、纪念品花费等预算。然后风险计划,就是把可能遇到的风险及应对措施提前预想一下,对应到旅行中,可能会是身体水土不服,应对措施是要拿药品;可能会是天气导致航班延误,应对措施是要做好充足的后勤准备,必要时预定机场附近酒店等。

做好计划之后,项目经理需在项目进行过程中以计划为基准针对项目进行监控,监控项目是否按计划执行。如果过程中需求有变化,例如:A成员想增加一个旅行目的地,这一需求变更,需要经过大家讨论,待达成一致后,可以调整旅行计划。在项目收尾的时候,要及时进行验收,进行经验教训总结,对应到旅行中呢,就是需要询问一下大家的感受,对此次旅行是否满意?有哪些做的好地方,值得保留;有待改进的地方,期望在下一次旅行时进行调整,等等。如此,就是针对一次旅行进行了最简单的项目管理。


一分钟,让你秒懂项目管理


好了,以上就是我的分享,进行一个简单总结。

首先通过两个案例:旅行和新产品开发,引出了什么是项目和项目管理,接下来阐述了项目管理的必要性,最后用一次旅行的案例,带大家梳理了最简单且最基本的项目管理过程。希望大家通过我的分享,能够对项目管理有一个初步认识,并灵活应用到实际生活和工作中,体会项目管理之美。


刘国静   PMP

现代卓越特约撰稿人

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