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P-e-r-f-e-c-t完美hold住项目deadline

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发表日期: 2019-06-14

众所周知,企业是以营利为目的的经济组织。因此,利润是每个企业老总关注的重要经营指标之一。作为项目型企业,项目的盈利水平直接影响到企业的整体盈利能力。在影响项目盈利的众多因素中,项目进度的拖延常常成为妨碍项目盈利的最大杀手锏。经常让项目经理叫苦不迭。项目的拖延会导致后续机会的丧失、团队士气的低迷、项目成本的攀升,进而会影响到客户的满意度和公司的盈利水平。因此,项目经理义不容辞的任务就是最大限度控制项目的进度,保证项目如期完成。

总结之前接触的各类项目,我发现软件开发类项目的进度是最容易超预算和超期的。结合以往项目经验,我认为开发类项目要想Hold住项目Deadline,需要做到P-e-r-f-e-c-t。

1. Plan(进度计划)

凡事预则立,不预则废。没有事先的计划和准备,就不能获得项目的胜利。这充分说明了项目进度计划的重要性。计划是项目执行的参考,是项目执行过程变化的依据。


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1) 计划要合理:项目进度计划要充分论证和考虑项目前期条件(如:项目范围、可用资源等),否则缺乏科学合理的计划就形同虚设,是无法有效执行的。

2) 内容要全面:项目进度计划应明确项目各阶段的起止日期、具体工作内容、制约因素、阶段交付物、需要协同的部门、主要负责人等。

3) 节点要设定:设置项目关键里程碑节点,里程碑是项目中关键事件及关键时间点,是项目成功的重要因素。也是保证在Deadline之前结束项目的关键所在。

2. Execute(项目执行)

项目执行是项目经理组织项目各相关方按照既定的项目进度计划开展项目工作的过程。在项目执行过程中

1) 奖罚要分明:建立激励机制,做到奖惩分明。充分调动项目成员积极性,提高项目执行力,确保项目各子计划任务朝着高质高效方向推进。 

2) 沟通要及时:项目经理要及时与项目各相关方沟通。与领导沟通确保项目资源的提供;与客户沟通确保项目目标一致性;与第三方沟通确保系统间接口无缝衔接;与项目成员沟通确保问题的及时发现与解决。


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3. Risk(项目风险)

风险无处不在,面对已知和未知的项目风险,项目经理需要将风险可能造成的不良影响降至最低。

1) 风险要识别:影响项目进度的风险主要来自于资源风险、管理风险、技术风险、需求风险等。

2) 风险要预估:对影响项目可能的风险提前预估,包括风险可能发生的时间、频次、影响范围和危害程度等。

3) 风险要管控:风险一旦发生,要对风险做到及时管控。首先尽可能在最短时间内规避,如果无法完全规避要力争将风险造成的损失降至最低。

4. Follow(项目跟踪)

以项目进度计划为基准,实时了解项目的实际执行状态,计划完成情况,掌握项目总体进度。

1) 跟踪要及时:注重项目跟踪的时效性,及时了解项目计划的实际执行情况。

2) 跟踪要全面:项目跟踪要贯穿整个项目周期的全过程,避免漏跟的环节出现差错造成项目的损失。


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5. Examine(项目检查)

在跟踪的过程中对项目进行检查,发现项目执行过程中存在的各类问题、分析并予以修正。

1) 进度要检查:对项目实际进度进行检查,比较实际进度与计划进度的偏差,分析并找出偏差产生的原因和解决办法并予以修正。

2) 质量要检查:对项目每个阶段提交的交付物进行检查。依据交付物合格标准进行比对,发现不符合标准的地方,进行针对性的讨论并予以修正,直至符合标准为止。

6. Change(项目变更)

需求的变更往往是影响软件开发项目进度的最大杀手。需要项目经理采取如下措施降低需求变更对项目进度的影响。

1) 申请资源:通过申请追加项目资源(人力、技术、资金等)以提高工作效率,缩短项目工期。项目经理同时也要注意进行资源平衡。因为随着资源的增加,项目的管理和沟通成本也会随之而增加,如果控制不当反而会增加缩短项目工期的难度。

2) 舍车保帅:在确认需求必须要变更的情况下,为保证项目进度,项目经理需要与客户沟通,在不影响项目主体框架的前提下适当缩减项目范围,确保项目核心的重要内容先实现。


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7. Tool(辅助工具)

运用项目进度管理工具,可大大减轻项目经理的工作量,使得项目进度管理清晰、准确,达到事半功倍的效果。

1) 甘特图:用来制定项目进度计划。可视化项目的活动、时间、所需资源。有助于时间调度和资源分配的不断优化,保障计划的科学性、合理性和可执行性。

2) 变更控制工具:对项目变更前、变更整个过程以及变更发生后的情况进行全面控制和管理。便于记录、追溯,同时为后续项目变更提供参考依据。

总之,项目进度是决定项目是否盈利的重要环节之一。你也许已经看出,P-e-r-f-e-c-t合起来就是完美的意思。没错,如果项目经理真能做到P-e-r-f-e-c-t,一定可以完美的Hold住项目Deadline。


王璇   PMP

现代卓越特约撰稿人

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