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用项目进度管理的思维跨越美加边境

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发表日期: 2019-04-22

“ 做好准备、打好提前量。” 在众多将项目进度管理的思维应用到日常生活中的实例当中,出游旅行无疑是最具代表性的实操案例之一。鉴于旅行本身所具备的目的地特定(独特)、时间固定(临时)以及前途不甚明朗(渐进明细)等特性,如何完成一次成功的旅行,项目进度管理的思维就显得尤为重要。

显然,一次旅行是由一系列不同的活动组成的。去哪里,做什么,怎么做,在启程之前,我们需要首先定义活动。我们的这次旅行是由加拿大入境美国的自驾游,我们不仅要明确游览哪些景点,更要落实签证、通关、车辆、酒店等一系列事项。对于每一个事项,还可以具体细分成若干活动。比如,对于车辆这一项,需要检查车况是否良好、牌照是否合规、证件是否齐全、油量是否够用、导航是否靠谱,等等。


用项目进度管理的思维跨越美加边境

依照项目进度管理的思维,在定义活动之后,我们需要对活动进行进一步的排序。有些活动之间往往存在比较严格的逻辑关系,如:入境美国必须首先带车通过海关、通关必须备齐证件等等。而有些活动则可以同时进行,比如我来检修车辆,我的女朋友收拾行囊。对于入境美国之后的各种游览活动,我们首先会将各类活动分为主要活动和次要活动,主要活动相当于强制性里程碑,是必须要完成的旅行节点;而次要活动则通常负责锦上添花,能去最好,不去也并没有很大的遗憾。我们一般会按照活动所在地的地理分布来进行排序,尽量保证行程的紧凑、高效。

坦率地说,旅行本身并不是一个严肃的项目,旅行过程中的一系列活动之间往往并不存在很强的逻辑关系。因此,对活动持续时间的估算以及对各项活动的排序往往相互协调、并行开展。有些活动只需几分钟(如准备护照),有些需要半个小时(如通关而有些活动则需要大半天(如游览博物馆)。对活动持续时间的估算能够指导我们对活动进行更好地排序。我们都希望每一次旅行都丰富多彩,所以对于每项活动本身,我们并不会在时间上刻意设置应急储备,也不会对整个旅行在时间上有意设置管理储备。而上述提到的一些次要活动,则在旅行过程中发挥着类似的作用,必要时做出牺牲。


用项目进度管理的思维跨越美加边境


有了活动的排序,也有了活动的大致持续时间,本次旅行的进度计划也基本就水到渠成了。每天之中的强制性里程碑就构成了当天的关键路径。在旅行过程中,我会时刻留意对进度的控制,开展 “ 偏差分析 ”,在保证女朋友满意——这才是我真正的项目目标——的情况下,利用引导等手段,管理她的期望,保证旅行进度在可控范围内。当进度落后时,快速跟进的方法往往不是很适用,我们通常会利用 “ 赶工 ” 的手段压缩进度。对于固定的景点门票价格,将 2 小时的游览时间压缩成 1 小时,单位时间成本增加。PMBOK 早就说赶工会导致高成本,现在来看,果然是对的……

我们的这次旅行很成功,在回家的路上,我打趣灌输女友,记得更新经验教训登记册,虽然被她吐槽一路,自己却也无形中进一步加深了对项目进度管理的理解。


李心陈   PMP

现代卓越特约撰稿人

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