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用项目管理思维做一份BOSS SOP

浏览次数: 18
发表日期: 2019-03-25

前两天我和队友(娃爹)共进午餐时,他突然问我:“ 如果明天你要上任团队主管,你会如何开展工作?” 因为这个问题,我竟然夸了他,因为他给我提供了一个思路——如何运用项目管理知识做一份上任BOSS的工作规范书(SOP)。

为了向队友解释的既有理有据,又深入浅出,我用大量图片给他科普了项目管理体系知识要点(参考PMBOK),并通俗地阐述了BOSS工作规范书的5大主题。

第一部分  项目管理知识体系要点回顾

项目管理的五大过程组可以帮助团队按照成熟的思路达成项目目标。项目管理的五大过程组分别为:项目启动、项目规划、项目执行、项目监控、项目收尾。见下图:


用项目管理思维做一份BOSS SOP


项目管理五大过程组分别要做哪些事呢?以输入、工具与技术、输出的形式描述如下:


用项目管理思维做一份BOSS SOP


第二部分 基于项目管理的BOSS工作规范书

BOSS工作规范书的总体内容,包括知己知彼(项目启动)、定岗定则(项目规划)、助人助己(项目执行)、反馈反思(项目监控)、奖励激励(项目收尾)五个部分。


用项目管理思维做一份BOSS SOP


一:知己知彼(项目启动)

作为新晋团队负责人首先需要充分了解公司战略目标和公司的组织架构,熟知战略目标有助于把握团队的工作方向,了解公司组织架构有助于对团队成员进行初步的了解,为后续开展工作做好铺垫。这一部分,团队负责人需邀请每一位职员对自己做一份SWOT分析,通过职员的SWOT分析结果了解到每一个职员的优劣势,以及他们对自身面临的机遇和挑战的认知。

这一过程的输入、输出和运用的主要工具见下图:


用项目管理思维做一份BOSS SOP


SWOT分析模板见下图:


用项目管理思维做一份BOSS SOP


二:定岗定责(项目规划)

根据上一过程的输出,团队负责人可以使用WBS(工作分解结构)的方法,将公司的总体目标拆分为各个岗位目标,为每一个岗位制定KPI,安排合适的职员。此外,团队负责人还应根据职员SWOT的分析结果和他(她)一起制定专属的职业生涯规划。

这一过程的主要输入、输出和工具见下图:


用项目管理思维做一份BOSS SOP


利用WBS进行目标分解见下图:


用项目管理思维做一份BOSS SOP


三:助人助己(项目执行)

有了工作目标和总体部署,大家就可以各自制定计划完成工作了。这一过程中通常会遇到一些问题:

1、冲突,作为团队负责人要利用项目管理知识中的冲突管理方法,维系团队合作共赢的状态。

2、能力不足,当发现在岗人员能力不足时,要及时给予培训和指导。

3、资源不平衡,这时就要使用项目管理中资源平衡和资源平滑技术。

这一过程的主要输入、输出和工具见下图:


用项目管理思维做一份BOSS SOP


四:反馈反思(项目监控)

这一过程是对前三个过程的回顾和评估,以确保按时按质按量达成目标。职员需要按周、月、季度、年对工作结果进行汇报,当发现有完不成目标的风险时,部门负责人需要与职员共同对其工作进行调整或变更。

这一过程的主要输入、输出和工具见下图:


用项目管理思维做一份BOSS SOP


五:奖励激励(项目收尾)

这一过程要对所有职员的工作结果进行评估,根据不同职员的绩效,要采取不同的奖励措施和激励措施。最好的奖励应是给予员工最需要的,参考马斯洛需求理论,对每一个需求层级设定可选的奖励方式。

激励主要给予没有达成目标或绩效不好的员工,激励的形式为团队负责人与这些职员一起分析没有达成目标的原因,并针对原因制定改善措施。最后,要将所有的工作文件归档为历史资料,供以后参考。

这一过程的主要输入、输出和工具见下图:


用项目管理思维做一份BOSS SOP


基于马斯洛需求金字塔见下图:


用项目管理思维做一份BOSS SOP


希望这份BOSS SOP可以帮助到大家。

最后,送大家一句我学PMP的感悟 “ PMP学小了是项目管理,学大了是MBA(工商管理硕士),甚至是DBA(工商管理博士)”。


李颖   PMP

现代卓越特约撰稿人

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