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项目管理沟通利器:夸奖 翻译 冲突管理

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发表日期: 2018-11-12

如果我们想成为优秀的PM(项目经理),我想第一步应该是知道需要学习什么吧。这里说的PM,不包括做系统、数据库、网络和编程等等的,而是PM本身的能力。


这个话题有点大,我的理解也不过是新手冰山一角的总结,欢迎大家讨论。如果我们想成为优秀的PM(项目经理),我想第一步应该是知道需要学习什么吧。这里说的PM,不包括做系统、数据库、网络和编程等等的,而是PM本身的能力。


好像所有的人都会赞同沟通能力最重要,可是什么是沟通能力的内涵呢?我觉得是:清楚地表达、传递,并引导人们的表现朝你的期望发展。这里的“人们”包括你的领导、同级、下级,还有供应商。


灵活夸奖成员 引导团队向前


同级、下级、供应商,都是你的团队成员,不要关键时候搬出权力来吓唬他们,他们需要被夸奖。如同“好孩子是夸出来”一样,你的好成员也是被夸出来的,只是你需要动脑筋想,怎么夸才不会显得言不由衷。


他们真的做得好时,夸他们吧;你需要他们做得更好时,夸他们吧。做得更好并不表示他们现在做得很好,可能相反,他们做得非常糟糕,甚至根本没达到你的要求。但发火是于事无补的,还会激起团队成员的反感,这么大人了,谁都有个面子问题。


我们只是要达到目标,发火不过是手段,不到必要的时候不要发火。一来让自己心情不好,二来偶尔发火才是杀手锏。发火多了就不值钱了,表示你已经没有太多可让人畏惧的东西了。


夸他们是要有技巧的,你可以说:“做得好啊,我们已经实现了……(他的确做了的东西)现在该考虑下一步的时候了,下一步我觉得还需要做……这些由你来做吧,因为前面做得不错。”


看上去你在夸他们,实际上,在给他们下套,让他们高高兴兴去实现你的目的。你不需要说太多的“但是”,这会让你听上去有点虚伪,但你可以把你的目的拆成两个来说,他实现了第一步,那么第二步不就该接着做了吗?

做好翻译官 疏通团队之间的交流


PM是什么呢?是好的翻译官。客户说的都是他们的业务语言,供应商有的时候说的是技术的语言,PM是什么?是多语言外交官。PM有责任将不同团队之间的语言,翻译成大家都能正确理解、没有歧义的语言。

只有语言统一了,大家才有交流的基础,否则是鸡同鸭讲,彼此谁也不知道对方说什么。举个丰田开发凌志的案例:日本人要改变人们“丰田是中档车”的观念,于是想做一款高档车——凌志。他们做的需求调研就是客户为什么觉得奔驰、宝马高档,得到的答案是:

①身份地位与尊容的形象

②高品质

③转售的价值

④性能(例如,操控、乘坐、马力)

⑤安全性

最后,他们根据客户这些感性的词语,翻译出了凌志的目标:

①最高时速:250 km/h(比奔驰大28,比宝马大30)

②耗油量:每加仑行驶23.5英里以上(比奔驰多4.5,比宝马多4.7)

③噪音情形:100km/h 时速为58分贝,200km/h为78分贝(奔驰为 61/76,宝马为63/78)

④空气动力……

⑤汽车重量……

项目经理有必要将交流的内容明确化、易于沟通,常用的是量化和名词解释,重点说名词解释。要进入一个行业要先了解这个行业的术语,供应商、客户之间说不清楚多半都是名词不了解,举个例子,我们说备份好像很容易,觉得根本没有可解释的地方,可是客户却根本没听过。


我们首先要察觉困惑的情绪,当一个人脸上呈现出茫然的时候,我们就可以问了:有什么不明白的么?通常他们会清楚说出没听懂的地方。可以看看当中有没有专有名词,有的话,解释一下,什么意思,最好打个比方(尤其是要客户明白IT名词的时候):作用是什么?它的变化带来的影响是什么?我们现在讨论它是为什么?你觉得呢?

举个例子——备份,备份就是把每天的数据做一个拷贝,保存在另外的地方,好比你把重要文件拷贝在U盘上,万一硬盘坏了,可以从U盘上拷贝回来,文件没有丢:就是保证万一服务器坏了,我们做的历史记录都在。


备份保存的时间决定你可以恢复到什么时候的数据,比如,我每天备份,备份都保留15天,如果现在是10月16日,我可以恢复到10月1日、10月2日……10月15日,任何一天的状态,但是想恢复到9月30日不行。所以备份保存的时间就是可以被追溯的时间。我们现在就是在讨论这个系统的数据备份应该保留多长时间,你觉得你们希望可以被追溯多久以前的数据状态?


冲突管理 沟通方式比内容重要


冲突在项目中无处不在。甲方和乙方不是一家人,同一方的业务部门和IT部门虽是利益共同体,可老婆向着娘家、老公向着婆家也是不争的事实,大家总会为某些利益产生摩擦。以下举两种常见的冲突例子,解释一下如何做好冲突管理。


①老大观点不同,却要你传话。如果你的老大告诉你要这么这么做,然后你发现乙方的老大或业务部门的老大基本不同意,怎么办?老大之间常常有冲突,总把我们小卒推到前面,我们怎么做才不会破坏自己和其他方的关系,又能完成老大交代的任务?

其实也很简单,你直接告诉其他的头们你的老大要求你这样做,问他们怎么办?一般说来,其他的头们都会直接找你的老大沟通,你就免受夹板气了。万一他没有找你的老大,你就乖乖传话,多的事情最好不要做。这样说有点无奈,可很多事情本来就是我们不能左右的。


②平级间的冲突。我过去的经验是,这种冲突有很大的概率是沟通不明。人好像都有坏习惯:明明担心某件事,总不明说,绕着说,说来说去,大家就为了绕着的那个东西吵架了,一点没摸着边。所以摊开问是个不错的办法,你就问他,你到底担心什么。

一般说来,这样能问出80%的真实目的,当然你事先要卸载他的心理包袱。比如,你们总部不给资源,我们也能理解,我们的项目小,你们总部不重视也是情理中的,但不知道问题在哪里,我们很难解决不是?态度要诚恳友好。


沟通中很多时候方式比内容重要。本来你想关心人家,结果用一种很凶的口气说话,人家也不会买账的。问明白人家的担心顾虑是什么,解决方案会找到不少。再不行还可以上报,让老大帮你解决。可只有知道症结所在,才能让你的上级帮助你解决,不知道症结只会越走越远了。



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