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学会说“不”!项目管理拒绝技巧大全——现代卓越PMP干货分享

浏览次数: 170
发表日期: 2018-12-26

有时候“拒绝”和“承诺”同样重要,特别对于忙碌无比、身兼重任的项目经理来说。

因为经常需要摆平老板、客户、下属等各种复杂关系,如果事事都答应,总做“老好人”、试图面面俱到,结果倒可能弄巧成拙,毕竟每个人的精力、资源都是有限的。“有所不为,有所必为”才是正确的处世之道。

说“不”,需要勇气,更需要技巧。笔者在多年工作中总结了很多关于“拒绝”方面的技巧,特别总结出来,与大家共享。


学会说“不”!项目管理拒绝技巧大全——现代卓越PMP干货分享

回绝客户要从四个方面出发

项目经理日常沟通最多的是客户,而客户与项目经理交流的焦点主要是“业务需求”。如果一开始客户就能提出比较完善的需求,是每个项目最理想的状态了。但事实上,99%项目都不是这样的。为了控制项目的质量和进度,我们运用迭代,但在迭代之中与客户交流却又出现新问题。

有的用户觉得,我们应该满足他们的一切需求,所以总是不断提出新的需求,或者新的修改完善要求,这造成不可预料的后果。有些客户认为自已花了钱,所以一字千金,如有不妥,就会找上级,以至于毁掉合约。还有的客户会让我们解决项目外的一些事情,无视项目本身和我们公司的利益。

以上这些情况,如果我们全部答应客户的要求,就会影响项目成本和项目整体可控性。

在确保双方利益、友好和谐的状况下,回绝客户的无礼要求,是项目经理的最终希望。笔者认为,可以通过以下4个方面与客户进行沟通,最终达到让客户放弃。

一:将当前涉及的问题与客户想法满足之后的状况进行对比,分析如果把这样需求带入系统后可能会引发什么后果。

二:询问是否可以通过其它途径处理,而不是占用宝贵的项目资源。

三:评估用户新提出的需求的可行性与必要性。

四:评估客户的要求与本项目相关性有多大。

当然,如果感觉只从以上四个方面来谈,还不足以打动客户,那就要视具体情况点,也许出现问题也不只这些,就需要项目经理就具体问题具体分析。

学会说“不”!项目管理拒绝技巧大全——现代卓越PMP干货分享

拒绝苛刻上司要埋下三大伏笔

拒绝接受不善体谅他人而又十分苛刻的上司的要求,通常都被视为极度艰难甚至不可能的事。

但是,有些老练的管理者却找到了一种极为有效的拒绝方法:经常将来自上司的原已过多的工作,按轻重缓急编排办事优先次序表,当上司再提出额外的工作要求时,即展示该优先次序表,以令他决定最新的工作要求在该优先次序表中的恰当位置。

这种作法具有三个好处:第一、让上司作主裁决,表示对上司的尊重。第二、行事优先次序表既已排满,则任何额外的工作要求都可能令原有的一部分工作要求无法按原定计划完成,因此除非新的工作要求具高度重要性,否则上司将不得不撤销它或找他人代理。就算新的工作要求具有高度重要性,上司也将不得不撤销或延缓一部分原已指派的工作,以使新的工作要求能被办理。第三、部属若采取这种拒绝方式,将可避免上司误以为他在推卸责任。

这个方法如果还不能“治本”,你就需要在平时也做好以下三项功课,因为有时上司可能不理解你所做的工作,认为你在拖延时间,或没什么成果可言。

一:在拿到用户的需求之后,要做一个简单的总结,总结内容不必太多,但要有力度,方便领导对项目一目了然。

二:最好把目前做的主要的工作放在计划的显著位置上,因为上司关心的是你将要做什么,能给公司带来哪些利益;同时也会提醒上司不要用其他不重要的事情来干扰你。

三:项目发生变更时,要及时向上司书面汇报,并指出潜在的风险所在,比如策划风险、人的因素、技术障碍等,让上司对项目风险有一定心理准备,对你的一些合理化要求也会支持,同时一些也会降低一些不合理的预期。

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安抚下属要软中带硬

来自部属的不合时宜的或不合情理的要求,往往使管理者在拒绝接受时感到为难。

譬如在某一个极度繁忙的下午,某一女职员突然要求告假两小时回家,因为家俱店将送一批家俱到家里,她必须回家开门并点收。

面对着这种情况,一般无经验的管理者通常会取下面两种对策之一:第一、断然拒绝这种不合时宜的要求,而不理会她的感受;第二、因担心触怒她,或是想充好人而勉强接受她的要求。

以上的对策都不妥,因为前者将引起主管与部属的磨擦并降低部属的士气,后者将显著地妨碍工作的进度。倘若管理者客观地权衡当时的情况,正确的做法是“不应准假”。但是,管理者应如何拒绝准假才不致产生不良后果或使不良后果减至最小呢?

以下是一种颇值效法的拒绝方式:“我很明白,当贵重的物品运到而无人在家开门,是一件令人担心的事。因此,只要有可能,我很愿意准假而让你回家。但问题是,我必须在明日之前交货。倘若无法按约定的时间交货,则将丧失一位大主顾。你是我的得力助手。不过,我倒有个建议。你何不打电话给家俱店,请他们明天下午再送出家俱?到那时我已交了货,就可以给你足够的时间回家处理私事。”

当然,以上的答复可能仍然难以令该部属感到完全满意,但是她的主管至少已采用了最好的方式处理这件事。

此种方式具有下列五个好处:

第一:他郑重其事地考虑她的要求,而不是不加思索地一笔抹煞。

第二:他向她表示,他了解家俱的输送对她是多么的重要。

第三:他耐心地向她解释,何以不准她告假。

第四:他令她知道,她是一位得力的助手,这有助于提高她的士气。

第五:他为她提供了解决家俱运送问题的其它可行途径。



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