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【入坑前要注意】项目经理菜鸟初入职场,一定要摸透这些事儿!

作者:现代卓越 时间:2020-09-03 观看:111次

  


  (说起菜鸟项目经理,一把心酸一把泪啊)

  玩笑毕,来说点正经的干货吧!初入职场的菜鸟项目经理刚刚开始接手项目管理时经常会发现自己会犯一些错误,这是很正常的现象,俗话还说:人非贤能,孰能无过。不过,即使缺乏经验,有一些错误还是可以避免的。新的项目经理→项目管理时,能摸清这些事儿,对于提高项目进展效率以及今后管理经验都非常有帮助。

  提前设置管理范围

  在项目开始之前最好进行管理范围设置,要知道一般情况下,一个项目至少要经过3次以上的范围变更,为了管理项目范围以及可能存在的变更,至少需要形成以下这些文件:项目启动文件、项目计划、风险记录、问题记录、更改记录、项目关闭文件。作为职场菜鸟这个是非常有必要的,弄清这些文件,并通过这些文件来管理好项目中出现的各种例外事项。

  


  要懂得项目管理术语

  项目经理的主要工作之一就是沟通,各式各样、各种各样的沟通,这需要每个人都需要保持相同的统一口径,一些简单的项目管理术语要懂得和学习。

  基线、甘特图、WBS工作分解结构、风险管理……不断的掌握多新的术语,也可以逐步了解项目管理的知识体系。作为项目经理的一部分工作是将项目和自己当前正在做的工作翻译成可以让双方都能够理解的内容,然后让对方可以轻松地形成统一的语言模式,在项目的交付中可以更方便的进行合作。

  


  不断回顾成功

  完成一个项目或一个项目某个阶段达到预期亦或是里程碑的时候,项目经理除了要关注项目中出现的问题,更要总结经验教训,通过这些经验教训不断迭代做成功的改进,特别的或者有效的重大经验可以形成单独的案例或课程进行学习推广。同时,通过回顾成功来鼓励团队士气,对每一个人的付出和努力肯定和认可,这样更加促进让每个人有动力去进行项目和流程的改善。

  


  创建共同目标

  实际上项目经理的很大一部分工作就是要努力的让每个人都能够清楚的看到项目取得的每一次成功,以及最终形成一个什么样的业务成果,让每个人都知道当前是在挑战一个什么样的目标,当前面临着哪些困难等等。最简单的方式是可以形成一个思维导图,涵盖了所有项目正在做以及为什么这样做的业务原因和分析。这样在每次召开会议的时候,在会议一开始进行展示,提醒每个人的共同目标是什么,也可以将业务简化成为一个个的案例或图形,这样可以更加直观地让人感受到这个项目的存在。

  


  使用简短任务

  项目一旦变得复杂,项目经理就要花大量的时间去整理项目进度,有时不一定是有效的,可能为了省事就在计划上使用大量的长任务来跟踪计划,比如“测试”。当一个任务很长的时候,你无法去跟踪进度,获得的信息不会有太大的更新,如果你一旦真正深入了解下去,就会意识到很多错误。使用简短的任务就相当于把一个长的任务分解成一个个的里程碑,看每个阶段性工作的进展,这样可以在最后的截止日期前,提前知道这个任务究竟到了哪一步,就算出现问题,由于时间较短可能还有机会进行补救(要么终止要么调整方向),这种简短的任务同时也方便项目经理及时的了解任务进度。

  


  了解项目的一切(人和事)

  这里说的人和事是指对项目不是很有利的,项目经理要搞清楚,否则项目会面临莫名其妙的终止或失败。

  一些人或事在项目中并不表现出大的影响力,但总会有一些可能会给项目带来致命的影响,项目经理一定要清楚这些带来致命的重大影响的问题,并清楚这些问题的缘由。了解哪些能影响到项目的人或事一部分是归功于个人的专业判断,如果作为项目经理新加入到一个项目中去,你可能会怀疑自己的能力,而你又想知道这些情况究竟有多么的严重,可以和项目的赞助商或一个值得信赖的同事进行沟通和交流,因为你所担心的往往也是他们所担心的。

  


  风险管理

  每个项目其实都存在风险,风险是指可能会产生问题的因素,比如人、事件、技术难题、沟通、流程等等,不管风险大小,项目经理不应该忽视应该重视起来,项目经理的职责之一就是如何降低或者避免这些风险,不会对对象产生较大影响。针对每个项目的风险都需要有管理策略和行动计划,项目经理要和自己的团队进行合作,确定如何处理这些风险,对于那些有潜力能够成为重大风险的人或事,需要找出一个创造性的解决方案,将风险控制住。

  


  了解好处

  那做这个项目有什么好处?这个项目对于整个公司有什么好处?当前的项目在公司来看是不是高优先级的项目?公司有没有预算或资源继续对这个项目进行投入?所有的这些问题可能都会涉及到项目经理和项目团队每个人,一个项目的成功与否会对每个人的职业生涯有着或多或少的影响。项目经理要确保项目达成带来的好处,就必须要不断地检查项目是否符合公司当前的业务战略,如果不是的话,那有可能项目会被终止,项目经理就需要提前准备寻找更有价值的其他项目或工作。

  


  处理风险

  如果发生不可避免的风险,原因不在你,不要惊慌失措,一个好的项目经理会冷静而专业的处理它们:

  可以进行求助或者找一些专家坐下来,提出解决方案。项目经理要对风险进行定位,然后给出适当的应对措施,这样让别人感觉到风险可控的印象。项目经理要制定一些有用的模板来对风险进行记录,这样可以让人感觉到风险正在被处理,项目经理要善于通过沟通来处理风险问题,找出产生风的源头,如果是人的因素,就去了解对方的诉求,让对方参与到项目中来,如果是技术问题,就组织资源进行集中攻关。

  


  “灰度”

  实际上项目经理的角色往往是让其他人更轻松的做好工作,这似乎不像是一个很正式的工作岗位,而这有时候却很难向别人解释清楚。最后,项目经理需要接受很多人不太会理解你在做什么的事实,一旦项目出现问题,那也要做好准备,因为这都是项目经理的错误导致的~~最后你懂得。

  


  菜鸟项目经理最好找一个经验丰富的师傅带一下,那就是很荣幸的事情了,如果实在找不到建议去参加一些培训不断提升自己的技能,不管怎么样,项目经理要面对千变万化的项目,一定要多学习专业知识与技能,才能更好的应对。

  


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